Contratación Directa con oferta - Editar los términos de referencia

Una vez creado el proceso, el SECOP II crea el expediente electrónico del Proceso de Contratación y habilita la edición del pliego de condiciones electrónico. Este pliego electrónico es un formulario con seis secciones: información general, configuración, cuestionario, documentos del proceso, documentos de la oferta e invitación.

En la sección 1. “Información General” debe diligenciar los datos básicos del Proceso de Contratación, así:
a. En “Descripción” escriba el objeto contractual del proceso. Recuerde que el campo tiene un límite de 500 caracteres.
b. En “Clasificación del bien o servicio” ingrese los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios con los que identificará el Proceso de Contratación. Puede seleccionar un código principal y varios códigos secundarios. Recuerde que puede usar códigos a tercer o cuarto nivel. El nivel de detalle ayuda mejorar la calidad de la información.

c. El campo “Plan anual de adquisiciones” es para asociar el proceso de contratación con las adquisiciones del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad Estatal (PAA). Haga clic en “Agregar”, el SECOP II muestra las líneas del PAA de la Entidad Estatal que se relacionan con los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios del proceso de contratación y corresponden con la modalidad de selección.
Seleccione la adquisición que corresponda al Proceso de Contratación y haga clic en “Confirmar”.

d. En “Información del contrato” seleccione el tipo de contrato, la justificación de la modalidad de contratación y la duración estimada del contrato que puede ser definida en días, meses o años.
e. En “Dirección de notificaciones” hace referencia a la dirección de ejecución del contrato. Por defecto el SECOP II usa la dirección de la Unidad de Contratación (Área de compras) que creo el usuario administrador al configurar la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II. Si quiere ingresar una dirección diferente quite la marca y modifíquela.
f. “Documentos internos”: Esta opción permite cargar documentos que sean de conocimiento exclusivo para la Entidad, por ejemplo, actas de reunión o instrucciones. Los documentos allí cargados no serán visibles para los Proveedores y ciudadanía en general. 
g. “Configuración del equipo y flujo de aprobación”: Esta opción sólo es visible si en la configuración de la cuenta de la Entidad Estatal se activó la opción para trabajar con flujos de aprobación y si existe un equipo de usuarios que debe aprobar actividades concretas para adelantar el Proceso de Contratación.
Guarde los cambios y haga clic en “Continuar”.

En caso de que la Entidad haya indicado que la adquisición no es del PAA, SECOP II habilita una alerta. Es importante tener en cuenta que, aunque el SECOP II presente alertas relacionadas con las validaciones indicadas antes, estas alertas no bloquean la creación del Proceso. Es posible continuar editándolo, pero usted debe redactar una justificación. Esta justificación aparecerá en la sección del formulario del Proceso referente al PAA cuando el Proceso sea consultado por otras Entidades Estatales, Proveedores, Entes de Control o la ciudadanía en general.
Si la Entidad Estatal definió un flujo de aprobación para la creación del Proceso de Contratación, el SECOP II abre una ventana emergente con el flujo de aprobación para que usted envíe la tarea al para la aprobación del usuario correspondiente. Cuando el aprobador da su autorización, usted puede continuar con el proceso.

2. Configuración
En la sección “Configuración” del pliego electrónico del proceso diligencie la siguiente información:
a. “Cronograma”. En el cronograma establezca las fechas de los hitos del proceso de Contratación.  Recuerde que el SECOP II es una plataforma transaccional, y habilita o deshabilita las acciones de los interesados, Proveedor y Entidad Estatal, de acuerdo con el cronograma establecido.
Revise con cuidado la “Fecha prevista para registro de ofertas” pues el interesado no puede presentar oferta con posterioridad a la hora y fecha señalada. 

b. “Configuración Financiera” Diligencie aquí la información relativa al plan de pagos, el pago de anticipos y su respectivo plan de amortizaciones y las garantías solicitadas para el proceso de Contratación. Para solicitarlas, seleccione las garantías que apliquen al Proceso e indique el porcentaje sobre el valor del contrato y la vigencia requerida.  SECOP II trae por defecto seleccionada la opción “Si” para la garantía de responsabilidad civil extracontractual.   Si la Entidad no va a solicitar esta garantía para el Proceso, seleccione la opción “No” . 

c. En “Lotes” indique si el Proceso tiene lotes o segmentos. Si los tiene, haga clic en “Si” en el campo “Definir valor estimado por lote”. Puede ingresar la información de los lotes manualmente o desde una plantilla de Excel (esto si el proceso tiene muchos lotes). 
Para hacerlo manualmente haga clic en “Pulse para añadir un lote” y escriba el valor estimado para cada lote en la casilla valor estimad. Usted puede hacer clic en “Editar” y cambiar los nombres de los lotes.
Si el Proceso no tiene lotes, deje la opción en “No” y continúe con el siguiente campo.

d. “Precios”: ingrese el valor estimado del Proceso de Contratación. Si el Proceso de Contratación tiene lotes, el SECOP II calcula automáticamente el valor estimado del Proceso de acuerdo con el valor y cantidad de los artículos ingresados en la información de los lotes.
e. “Información presupuestal” Diligencie aquí la información relativa a la destinación del gasto y al origen de los recursos: 
• En destinación del gasto indique si el Proceso de Contratación ejecuta gastos de funcionamiento o de inversión, tenga en cuenta que, si selecciona inversión, SECOP II habilitará en el contrato los campos Código BPIN y Año de vigencia con los cuales usted podrá asociar y consultar la información de los procesos contractuales financiados con recursos de inversión. 
• En origen de los recursos indique si son recursos propios, de regalías, del presupuesto nacional o territorial o de crédito. Si los recursos provienen de varias fuentes, seleccione la fuente de recursos que tiene mayor peso.
• En caso de que su Entidad Estatal esté registrada en el SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera) marque “Si”. El SECOP II tiene interoperabilidad con SIIF y permite verificar si el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) ingresado para el Proceso existe y si tiene saldo suficiente. 
• Para agregar la información del Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP, haga clic en “Agregar” diligencie la información correspondiente y haga clic en “Crear”.

f. En “Configuraciones avanzadas” usted podrá configurar el número de decimales que debe tener en cuenta el Proveedor en la presentación de su oferta o indicar si exige muestras para el proceso.
Recuerde hacer clic en “guardar” para continuar con el siguiente formulario.

3. Cuestionario
En la sección 3 “Cuestionario” de los términos de referencia usted debe indicar la información que el Proveedor debe presentar con su oferta. SECOP II permite solicitar documentos al Proveedor o hacer preguntas específicas y agrupar la información que usted está solicitando en secciones. 
La plataforma trae por defecto una pregunta llamada “Lista de artículos” la cual sirve para solicitar al Proveedor su oferta económica. Para mantener el orden al cuestionario, por ahora elimine la pregunta (la incluiremos más adelante, después de los requisitos habilitantes del Proceso). Para eliminar la pregunta haga clic en la casilla correspondiente y luego en “Borrar seleccionado”.

Para agregar una sección, haga clic en “Agregar sección” en el menú ubicado en la parte superior de la pantalla. Incluya un nombre para la sección (por ejemplo “Documentos Solicitados”) y luego haga clic en “Confirmar”.

Para solicitar documentos o información al Proveedor correspondientes a esa sección, haga clic en “Opciones” en frente de cada la sección correspondiente y luego en “Agregar pregunta”, seleccione el tipo de pregunta que desea realizar la casilla correspondiente al tipo pregunta que desea realizar (en este caso “Anexos”), haga clic en “Siguiente” y en el   campo “Pregunta” incluya el documento a solicitar.
El tipo de preguntas que elija depende de la respuesta que busca de los Proveedores. Por ejemplo, puede agregar preguntas numéricas para solicitar algún indicador, preguntas lógicas (de SI o NO) para verificar si los Proveedores están incursos en causal de inhabilidad o incompatibilidad; o preguntas abiertas para que el Proveedor redacte algún texto (usted define el número de caracteres que puede tener la respuesta). Para el caso de documentos anexos en el campo “Pregunta” incluya el documento a solicitar (por ejemplo “Adjunte la cédula de ciudadanía del representante legal). 
Para cada solicitud usted puede indicar si es obligatoria o no. Cuando el Proveedor diligencia la oferta, la plataforma sólo le permitirá enviarla hasta que responda todas las solicitudes marcadas como obligatorias. Para cada tipo de pregunta se habilitará una ventana emergente en la cual deberá solicitar la información o documento que los Proveedores deben presentar.
Haga clic en “Confirmar”. Repita este procedimiento para todos los documentos que va a solicitar al Proveedor.

Si usted quiere hacer cambio a una pregunta creada debe hacer clic en “Editar pregunta”. La plataforma habilita la edición de la pregunta y el usuario podrá aplicar los cambios que requiera.
Si el Proceso de Contratación tiene lotes, puede solicitar los mismos documentos habilitantes o de requisitos técnicos para todos los lotes. En ese caso las preguntas deben estar marcadas como “Todos los lotes”. Si usted quiere solicitar documentos diferentes en cada lote, debe indicar en la pregunta cuál es el lote al que corresponde.
En todos los Procesos del SECOP II, usted debe incluir, como parte del cuestionario, los bienes o servicios a contratar en el Proceso de Contratación. Esta información se incluye mediante preguntas tipo “Lista de precios”, que son tablas con las descripciones, cantidades y precios unitarios estimados de los bienes y servicios que la Entidad Estatal va a adquirir en el Proceso de Contratación. Posteriormente, cuando el Proveedor vaya a presentar su oferta, indicará el precio unitario que acordó con la Entidad Estatal en esta tabla. No incluya en el SECOP II formatos adicionales solicitando la oferta económica porque puede confundir a los Proveedores.
Nota: Si usted diligenció la información de los bienes y servicios a adquirir en cada lote mediante la plantilla de Excel, en la sección de configuración, no será necesario ingresarla nuevamente.
Para agregar una pregunta de tipo “Lista de precios” agregue antes una nueva sección para la propuesta económica del Proveedor. Luego haga clic en “Opciones” en seguida en “Agregar pregunta” y elija una pregunta de tipo “Lista de precios”, el SECOP II lo llevará a un formulario.
En el campo “Título” indique al Proveedor cómo debe presentar su oferta económica (en el caso de la Contratación Directa el Proveedor ingresa el valor acordado con la Entidad Estatal). Tenga en cuenta que, al momento de generar el contrato para el Proveedor, el SECOP II tomará como valor del contrato, el precio unitario indicado por el Proveedor en la “Lista de precios”. Por tanto, el valor indicado debe incluir los gravámenes correspondientes. Indique si el Proveedor debe presentar evidencia de su oferta económica (se refiere a documentos anexos a la oferta económica).

En el campo, “Esta pregunta cuenta para el valor total de la oferta” indique siempre Sí para que el valor sea contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta del Proveedor. En “Configuración de columnas” seleccione “Valor estimado”. Luego haga clic en “Confirmar”.
A continuación, haga clic en “Agregar artículo” para incluir la información de los bienes y servicios: referencia del artículo, código del bien o servicio (puede elegirlo en el buscador), cantidad, unidad de medida y precio unitario estimado. El SECOP II calcula el precio total estimado del proceso automáticamente multiplicando el precio unitario estimado por la cantidad.

Si el Proceso de Contratación está configurando por lotes usted debe agregar una lista de artículos por cada lote. Para ello haga clic en “Agregar pregunta”, luego en “Lista de precios” y posteriormente en “Siguiente”. Repita el procedimiento anterior. Escoja de la lista desplegable un lote para cada lista de precios. Verifique que cada pregunta de lista de precios efectivamente se corresponda con el lote (nombre o razón social del contratista) que corresponde. Recuerde que cada Proveedor que va a ser adjudicado por el valor que usted establezca en la lista de precios.

El SECOP II le permite guardar plantillas del cuestionario para reutilizarlas en otros Procesos de Contratación. Para guardar una plantilla haga clic en “Guardar plantilla”; asígnele un nombre e indique que será “Exclusiva para la Entidad” para que otros usuarios la puedan utilizar. 
Una vez guardada la plantilla del cuestionario de su proceso podrá encontrarla desplegando el menú “Preguntas” y seleccionando la opción “Plantillas”. Una vez haya estructurado el cuestionario del proceso guarde los cambios y continúe con la siguiente sección.

4. Documentos del proceso
En esta sección del pliego de condiciones del proceso debe cargar los documentos que complementan la información diligenciada en las otras secciones, como por ejemplo los Estudios Previos, documento complementario al pliego y los anexos o fichas técnicas. 
Haga clic en “Anexar documento”, luego en buscar documento, seleccione los documentos correspondientes desde su computador y finalmente haga clic en “Anexar” y cuando el progreso de los documentos indique en verde “Documento anexo” haga clic en “Cerrar”. Puede ingresar tantos documentos como quiera. 
Recuerde que no debe duplicar la información; en esta sección puede cargar documentos con información complementaria a la suministrada en las secciones anteriores del pliego de condiciones del proceso. 

5. Documento de la oferta
En esta sección del pliego borrador encuentra una lista de documentos que pueden solicitar las Entidades Estatales en los Procesos de Contratación. El uso de esta sección es opcional. Si usted solicitó los documentos en el cuestionario, tenga en cuenta no repetir documentos en ambas secciones. 
SECOP II le permite especificar si el Proveedor debe presentar el documento con la oferta o con el contrato.

6. Invitación
En esta sección, usted debe seleccionar a o los contratistas con los que va a suscribir el contrato. Quite el filtro por código de las Naciones Unidas, haga clic en “Buscar”, ubique el Proveedor adjudicatario y haga clic en “Seleccionar”. Tenga en cuenta que en este momento los Proveedores ya deben estar registrados en SECOP II. De lo contrario no será posible enviar la invitación.
Esta sección sirve para limitar el envío de ofertas en contratación directa. Así, cuando la Entidad Estatal publique el Proceso, este podrá ser visto por el público en general, pero el SECOP II sólo le permitirá enviar oferta al o los Proveedores invitados a participar. Si usted hizo un Proceso con lotes, debe invitar a todos los Proveedores que vaya a contratar, pero cada Proveedor sólo debe enviar su oferta al lote que le corresponde.